Was gehört zu den verhasstesten Dingen in größeren Unternehmen? Arbeitsanweisungen!

Was brauchst du zwingend um dein Unternehmen smarter und unabhängiger von dir zu machen? Arbeitsanweisungen!

Klingt zuerst komisch. Ich weiß. Auch wenn du kurz drüber nachdenkst kommst du vielleicht zu dem Entschluss ‚der Jens sollte nur nüchtern Artikel schreiben‘.

Damit gebe ich dir auch voll und ganz Recht! Am Ende des Artikel wirst du jedoch auch mir Recht geben, warum du in deinem modernen smarten Business so einen starren Dinosaurier wie eine schriftliche Arbeitsanweisung brauchst.

 

Was genau ist eigentlich eine Arbeitsanweisung

Per Definition ist eine Arbeitsanweisung ‚eine verbale oder schriftliche Anweisung wie bestimmte Arbeitsaufgaben durchzuführen sind‘.

Klingt unsexy!

Wird auch nie sexy werden. Aber smart!

Eine Arbeitsanweisung ist also in der Regel ein Dokument, in welchem steht, welche Tätigkeit oder Aufgabe wie durchgeführt wird. Wie detailliert das Ganze beschrieben ist, spielt hierbei erstmal keine Rolle.

Prinzipiell kann jede im Unternehmen anfallende Aufgabe mit einer Arbeitsanweisung geregelt werden/sein. Beispielsweiße die Vorbereitung des Jahresabschluss oder aber auch das Promoten eines neuen Blogartikel im Rahmen deines Marketing.

Durch Arbeitsanweisungen werden also auch Standards geschaffen. Und Routinen. Eine Aufgabe wird dadurch immer auf dieselbe Art und Weise bearbeitet. Dadurch können Fehler vermieden werden.

Und wie wichtig Routinen sind kannst du an anderen Stellen genügend lesen. Das würde den Artikel sprengen. Ich sehe das einfach als gesetzt an.

 

Warum du Arbeitsanweisungen brauchst

Ganz einfach!

Um die Basis für ein smartes Business zu schaffen.

Am Anfang deines Business machst du alles selbst. Du dokumentierst nichts und schreibst nichts auf. Warum auch? Du weißt ja wie du was machen musst.

Irgendwann jedoch wird die Arbeitslast für eine Person alleine zu hoch. Du stellst fest, dass du dein Einkommen von deiner Arbeitszeit entkoppeln musst. Du willst Arbeit an Virtuelle Assistenten oder sonstige externe Mitarbeiter auslagern.

Du willst an deinem Business, nicht in deinem Business arbeiten.

Woher jedoch soll ein virtueller Mitarbeiter wissen, wie er was zu erledigen hat? Natürlich kannst du das Quick&Dirty per Mail oder sonstwie erklären. Wie allerdings die Arbeitsqualität sein wird?

Wenn du jedoch Aufgaben in Arbeitsanweisungen definiert hast, kannst du diese an jeden neuen virtuellen Mitarbeiter geben. Und dieser weiß nach dem Durchlesen was zu tun ist.

So kannst du bei Bedarf in kürzester Zeit Arbeiten auslagern. Ohne Vorlaufzeit und weitere Vorbereitung. Klingt flexibel oder? Und smart!

 

Wie sollte eine Arbeitsanweisung aussehen

Die optische Aufbereitung der Arbeitsanweisung ist vollkommen egal. Im Prinzip auch die Form und der Aufbewahrungsort. Es ist egal, ob es ein Word-Dokument oder eine Goolge-Sites Intranetseite ist. Oder was auch immer.

Wichtig ist nur, dass alle Beteiligten immer Zugriff darauf haben.

Und du solltest auf jeden Fall eine Feedbackschleife einrichten. Die Ausführenden der jeweiligen Tätigkeit müssen immer die Möglichkeit haben, dir Verbesserungen zukommen zu lassen. Oder die Arbeitsanweisung nach Rücksprache anpassen können. Eine Arbeitsanweisung sollte immer kontinuierlich weiterentwickelt und verbessert werden.

Starte einfach mit einer ganz kurzen Fassung. Was dir gerade einfällt. Und entwickle das Dokument immer weiter. So richtig schön Lean-Ansatz mäßig.

 

Ich habe meine Arbeitsanweisungen nach folgender Vorlage erstellt:

• Titel
• Version
• Änderungshistorie (Versionsnummer, Datum, Bearbeiter, Änderung)
• Inhaltsverzeichnis (wenn nötig)
• Ziel der Arbeitsanweisung
• Beschreibung des Arbeitsablauf

Bei der Beschreibung schreibe ich kurz, knapp und einfach verständlich (auch Bilder und Screenshots sind möglich). So knapp wie möglich aber so ausführlich wie nötig. Checklisten sind hier auch toll.

Denke aber daran, dass du für jemanden schreibst, der u.U. kein Vorwissen hat.

Alle meine Arbeitsanweisungen habe ich in Evernote. Diese kann ich dann nach Bedarf mit den entsprechenden Teammitgliedern teilen. Und durch Kommentare können Fehler oder Verbesserungsvorschläge gemacht werden.