Oft sind in Unternehmen die Verantwortlichkeiten für verschieden Tätigkeiten und Prozesse nicht richtig geregelt! Es funktioniert vieles einfach weil es sich so eingespielt hat.
Solange alles klappt, ist die Welt in Ordnung. Wenn etwas schief läuft, fühlt sich niemand mehr verantwortlich.
Als Einzelunternehmer ohne Mitarbeiter hast du das Problem nicht. Sobald du jedoch feste Mitarbeiter oder auch Virtuelle Assistenten beschäftigst können schon wichtige Projekte gefährdet werden.
Es gibt viele Methoden um dies zu regeln. Ich empfehle dir die RACI-Methode, da ich damit die besten Erfahrungen gemacht habe.
Was bedeutet RACI?
Zuerst einmal erkläre ich dir was die einzelnen Teile der Abkürzung RACI bedeuten.
- Responsible: Diese Person ist für die Durchführung der Tätigkeit verantwortlich
- Accountable: Diese Person muss Rechenschaft über den Vorgang ablegen
- Consulted: Diese Person trägt die fachliche Verantwortung und wird um fachlichen Rat gefragt
- Informed: Diese Person wird über den Vorgang informiert oder hat zumindest Recht darauf.
Die ersten beiden Punkte sind etwas schwierig zu differenzieren. Zumindest im Deutschen. Die englische Sprache unterscheidet zwei Arten von Verantwortung. Die Verantwortung zur Durchführung (z.B. Mitarbeiter) und die Verantwortung über den Prozess im Sinn der Rechenschaft (z.B. Abteilungsleiter).
Wie funktioniert die RACI-Methode?
Alle anfallenden Prozesse, Tätigkeiten & Aufgaben etc. werden auf die vier RACI Bestandteile aufgeteilt. Also es wird festgelegt, wer responsible, accountable, consulted und informed ist.
So ist sichergestellt, dass diese vier wichtigen Punkte immer geklärt sind.
Idealerweise ist immer nur eine einzige Person accountable. Das hält die Motivation sehr hoch, sich um das Gelingen einer Aufgabe zu kümmern. Schließlich ist klar, wer für den Erfolg verantwortlich ist. Oder im Falle eines Scheitern dafür Rechenschaft ablegen muss.
Responsible sollte auch nur eine Person sein. Das kann die selbe Person sein, die auch accountable ist. Dies muss aber nicht so sein! Responsible ist derjenige, der die Aufgabe tatsächlich ausführt.
Dafür können mehrere Personen hinter dem Punkt consulted stehen. Nötiger fachlicher Rat für die Durchführung eines Vorgangs kann schließlich oft von mehreren Personen eingeholt werden.
Auch die Eigenschaft informed kann mehrere Personen beinhalten. Ob diese Personen informiert werden müssen, oder ob diese nur ein Recht darauf haben, sich jedoch selbst aktiv informieren müssen spielt keine Rolle.
Es ist auch durchaus möglich, dass für manche Prozesse niemand den Status consulted und/oder informed hat. Es ist ganz einfach nicht immer nötig und sinnvoll.
Ich empfehle dir zumindest die wichtigen Tätigkeiten in deinem Business mit der RACI-Methode zu regeln. So weiß jeder wofür er verantwortlich ist und es gibt später kein böses Erwachen. Auch wiederkehrende Prozesse kannst du mit RACI gut regeln.